Affinché le somme destinate a un piano di welfare siano integralmente deducibili, è necessario redigere un regolamento aziendale che vincoli il datore di lavoro a riconoscere un determinato diritto a favore dei dipendenti.
Il regolamento non può essere revocabile o modificabile in pejus per il periodo di vigenza. In caso contrario l’atto sarebbe qualificabile come volontario e quindi verrebbe limitata la deducibilità al solo 5 per mille delle spese sostenute.
L'introduzione di un piano di Welfare all'interno di un'azienda tramite regolamento aziendale rappresenta un vantaggio sia per i dipendenti che per il datore di lavoro stesso. In particolare, il dipendente potrà usufruire dei servizi esentasse, mentre, il datore di lavoro avrà la possibilità di dedurre le erogazioni dal reddito di impresa.
Soffermando lo sguardo sul datore di lavoro, è essenziale precisare che il regime di deducibilità, tuttavia, varia a seconda di quale sia la fonte attribuitiva delle prestazioni di Welfare.
Secondo l'art. 95 TUIR, infatti, i servizi di welfare possono essere interamente dedotti, ciò salve le ipotesi di cui all'art. 100 TUIR, nell'ambito delle quali, invece, la deducibilità (con riferimento alle opere e servizi con finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto) è limitata al 5 per mille del totale.
Il discrimine, ai fini della ricaduta nelle ipotesi di cui all'art. 95 TUIR o di cui all'art. 100 TUIR, sta nella fonte delle prestazioni di welfare, e, cioè, nell'esistenza o meno di un regolamento aziendale vincolante per il datore di lavoro che prevede e regola il piano di Welfare.
Prima di delineare le diverse fonti però occorre fare un piccolo passo indietro e specificare che il piano di welfare aziendale può essere di due diversi tipi: di produttività e on top.
Nel welfare di produttività si ha la sostituzione, in tutto o in parte, del premio di risultato in prestazioni di welfare; nel welfare on top invece si riconoscono delle risorse aggiuntive a quelle destinate alla retribuzione del dipendente.
Ciò precisato, torniamo alle fonti del piano di welfare e vediamo per quale motivo è importante prevedere un regolamento aziendale.
Le possibili fonti sono tre: unilaterale volontaria, unilaterare vincolante e contrattuale.
Nella prima ipotesi il datore di lavoro riconosce i servizi di welfare volontariamente, senza vincoli. Questo però riduce drasticamente il livello di convenienza in termini fiscali. Così facendo infatti le prestazioni ricadranno nel regime di cui all'art. 100 TUIR e saranno quindi deducibili nel limite del 5 per mille.
Nel secondo caso, invece, l'azienda si dota di un regolamento aziendale vincolante. La fonte è quindi sempre unilaterale, ma poichè il datore di lavoro si vincola al piano, la deducibilità delle erogazioni è totale. Nel periodo di vigenza del regolamento infatti lo stesso non potrà essere revocato o modificato (salvo il caso di modifiche migliorative per i dipendenti); il vantaggio in termini fiscali è però notevolmente maggiore!
Tra le diverse fonti, l'ultima ipotesi, invece, condivide con il regolamento aziendale la vincolatività e quindi l'applicazione dell'art. 95 TUIR, ma in questo caso il piano aziendale è frutto di un accordo sindacale. Datore di lavoro da una parte e, a seconda che all'interno dell'azienda vi sia una rappresentanza sindacale o meno, rsu/rsa o organizzazioni sindacali territoriali, dall'altra.
Quest'ultima strada è obbligatoria nel caso in cui si voglia introdurre un piano di welfare di produttività. Per ques'ultimo, infatti, è necessario che vi sia un accordo tra le parti e una libera scelta del dipendente. Di conseguenza la fonte non può essere il regolamento aziendale, bensì un accordo di secondo livello, che dovrà essere adottato con specifica procedura.
Ma in cosa consiste un regolamento aziendale?
Il regolamento aziendale, come già osservato, viene predisposto unilateralmente dal datore di lavoro. Deve contenere i riferimenti normativi che fondano l'attribuzione delle prestazioni di welfare, il regolamento in senso stretto, e quindi i servizi previsti, nonchè le istruzioni affinchè i dipendenti possano agevolemente usufruire dei servizi. Inoltre lo stesso deve essere reso conoscibile ai dipendenti stessi.
Il regolamento può prevedere nello specifico le prestazioni offerte ai suoi destinatari, diversamente, si può optare per lasciare la scelta agli stessi dipendenti. Quando è il lavoratore a poter scegliere di quali servizi, tra un ventaglio di proposte, intende usufruire, si parla di flexibile benefits.
Il vantaggio, in questo caso, risiede senz'altro nella possibilità di personalizzare le prestazioni. L'idea che sta alla base della decisione di attribuire al dipendente la scelta tra una gamma di servizi è quella per cui il benessere e la qualità della vita passano attraverso la personalizzazione e la individualizzazione dei bisogni di ciascuno. Il dipendente è quindi libero di scegliere cosa significa per lui benessere e innalzamento della qualità di vita.
Dove si può trovare un modello di regolamento?
Per la redazione del regolamento di welfare è sempre bene affidarsi ad un professionista, consulente del lavoro, commercialista o avvocato giuslavorista, ma è possibile utilizzare uno strumento disponibile gratuitamente online. Beneficy mette a disposizione gratis sul proprio sito www.beneficy.com un tool online che in pochi semplici passi permette di creare un Regolamento del Piano di Welfare Aziendale, conforme alla normativa vigente e personalizzato in base alle esigenze dell'azienda. Questo semplice strumento permette a tutti di creare un regolamento completo e a norma di legge, che nella maggior parte dei casi può essere utilizzato senza ulteriori modifiche, oppure può essere preso come base di partenza per un regolamento più articolato
Riferimenti di Legge
ART. 95 D.P.R., 22/12/1986 n° 917 (TUIR)
"Le spese per prestazioni di lavoro dipendente deducibili nella determinazione del reddito comprendono anche quelle sostenute in denaro o in natura a titolo di liberalita' a favore dei lavoratori, salvo il disposto dell'articolo 100, comma 1. "
ART. 100 comma 1 TUIR
"Le spese relative ad opere o servizi utilizzabili dalla generalità dei dipendenti o categorie di dipendenti volontariamente sostenute per specifiche finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto, sono deducibili per un ammontare complessivo non superiore al 5 per mille dell'ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente risultante dalla dichiarazione dei redditi. "